Входящие звонки; работа с документами; контроль исполнения документации; подготовка распорядительной документации; контроль поручений, прием посетителей; отправка и прием корреспонденции; Работа в программе СЭД "Практика" идр.; .

Работа с программой Directum. Принимает, регистрирует и перенаправляет телефонные звонки директору и сотрудникам предприятия; 2.2. Получает необходимую информацию и передаёт санкционированную информацию по телефону; 2.3. Встречает посетителей, получает первичную информацию о них и оказывает помощь в организации их приема директором и сотрудниками предприятия, ведёт учёт посетителей и оформление разовых пропусков; 2.4. Принимает и передаёт документы посетителей руководству и сотрудникам предприятия, содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей; 2.5. По поручению директора сервирует чайный (кофейный) стол, готовит напитки; 2.6. Организует обработку и отправку корреспонденции предприятия, в том числе почтовой и курьерской связью, осуществляет контроль за своевременной отправкой исходящей корреспонденции, включая документы обособленных структурных подразделений; 2.7. Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов, их предварительное рассмотрение и сортировку на регистрируемые и не регистрируемые; 2.8. Готовит входящие документы для рассмотрения директором; 2.9. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения входящих документов и документов текущего делопроизводства; 2.10. Осуществляет контроль исполнения документов и выполнения сотрудниками предприятия поручений директора в установленный срок, предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений, составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений директора; 2.11. Формирует дела административно-управленческого отдела, в том числе для последующего хранения, проверяет правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело, формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения; 2.12. Оформляет дела постоянного и временного сроков хранения административно-управленческого отдела, составляет описи дел, передаёт их в архив предприятия; 2.13. Согласует с директором временные планы, телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, иными посетителями, руководителями подразделений и сотрудниками предприятия, информирует директора о регламенте намеченных мероприятий, предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий, формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций; 2.14. Ведёт базу телефонных контактов директора, соединяет директора с конкретными абонентами, готовит материалы для телефонных переговоров, оказывает иную помощь директору при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций; 2.15. Составляет, оформляет и регистрирует приказы административного характера, включая приказы о служебных командировках, доводит их до сведения работников предприятия; 2.16. Готовит проекты служебных заданий для сотрудников предприятия, выписывает командировочные удостоверения, заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы; 2.17. Готовит повестку дня конферентных мероприятий, оформляет списки участников, информирует участников о планируемом мероприятии и условиях участия, по поручению директора выбирает место и время проведения мероприятия, рассылает приглашения и информационные материалы, регистрирует участников мероприятия, оказывает помощь в подготовке доклада директора, презентационных материалов, ведёт протокол; 2.18. Ведёт протоколы совещаний директора и иных мероприятий; 2.19. Организует оборудование приемной директора системами хранения, необходимыми приспособлениями, канцелярскими товарами; 2.20. Составляет информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки), печатает служебные документы и другие материалы, осуществляет размножение, копирование и сканирование служебных документов, контроль прохождения документов на предприятии (согласование, подписание, утверждение); 2.21. Формирует и передает сотрудникам для служебного пользования базы данных предприятия (служебных и мобильных телефонных номеров, электронных адресов сотрудников и аптечных учреждений и пр.); 2.22. По поручению директора осуществляет подготовку запросов на получение документов и информации в органах государственной власти и местного самоуправления, иных организациях, получение соответствующей информации и документов, информирует директора о результатах рассмотрения запросов и обращений; 2.23. Организует решение второстепенных административных вопросов, не требующих непосредственного участия директора; 2.24. Готовит материалы для участия директора в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций, а также документы для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами; 2.25. Осуществляет сбор, переработку и анализ информации для решения задач, поставленных директором, подготовку информационно-аналитических материалов, презентаций; 2.26. Готовит и размещает в средствах массовой информации статьи и иные информационные материалы о деятельности предприятия; 2.27. Производит рассылку корпоративной информации сотрудникам предприятия, размещает на информационном стенде объявления, доводит информацию до заинтересованных лиц иными доступными способами (устно, по телефону); 2.28. Заключает необходимые для выполнения своих должностных обязанностей договоры с контрагентами, является ответственным исполнителем по ним, включая согласование, подписание, контроль исполнения, сбор и предоставление информации об исполнении договоров в соответствии с требованиями действующего законодательства и локальных актов предприятия; 2.29. Представляет данные для формирования плана финансово-хозяйственной деятельности, плана закупок, плана-графика закупок в части своей компетенции (расходы на рекламу, почтовую связь, типографские работы и т. д.); 2.30. Знает и строго соблюдает нормы служебной этики и делового поведения. 2.31. Размещение вакансий предприятия в открытых источниках, приглашение кандидатов, создание архива вакансий.

Хозяйственное обслуживание здания, обеспечение подразделений мебелью, хоз.инвентарем, канцелярскими принадлежностями, водой; оформление документов для заключения договоров на оказание услуг, хранение канц.принадлежностей, хоз.материалов и т.д.контроль расходования материалов и средств, выделяемых для хоз.целей; обслуживание совещаний, конференций. Прием, увольнение, перевод сотрудников в соответствии с ТК РФ, подготовка материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, оформление, хранение и учет трудовых книжек, учет очередности отпусков, ведение информационных баз данных, содержащих сведения о персонале организации и т.д.

Ярославль ОАО Автодизель Секретарь (август 2002 ) 1. Принятие поступающей на рассмотрение внешней и внутренней корреспонденции (посредством факса, электронной почты, канцелярии), распорядительных документов (РД), документов с грифом, оперативных материалов, личных заявлений, регистрация их в СЭДО (Электр.документооборот). Сканирование документов и направление их руководителям через сообщение в СЭДО. 2. Формирование в папки и представление на подпись руководителям документов, требующих живой подписи. Передача подписанных директорами документов по направлению в структурные подразделения. 3. Проверка правильности оформления документов (распоряжения, протоколы, письма и т.д.), представляемых на подпись директорам по направлениям, обеспечение их качественного редактирования. 4. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности и использования документов с учетом режима конфиденциальности. 5. Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизации и хранение документов текущего архива. Передача РД директоров по направлениям в архив предприятия в назначенные сроки. 6. Размещение подписанных распорядительных документов в систему электронного документооборота. 6. Прием и распределение входящих звонков на специалистов через call-центр - мини-АТС (ресепшен). Владение IP телефонией. 7. Подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры

Бухгалтерский учет, анализ и аудит, Экономист

Экономика, бухгалтерский учет и контроль, Бухгалтер