Служебная записка: зачем и как её составлять

⏱ 6 минут полезного чтения

Служебная записка — что это

Прежде всего, способ сотруднику проинформировать руководителя о чём-либо важном в контексте производственных или рабочих процессов. Служебки используют как крупные предприятия, так и небольшие частные фирмы. И хотя это официальная корреспонденция, которая внутри отдельно взятой компании имеет свою силу, закон этот вид документа никак не регулирует. Даже больше — он не обязывает работников писать записку, а работодателя — получать её и принимать меры. Тем не менее чаще всего локальные правила компаний всё же это подразумевают.

В каких случаях обычно пишут служебку?

Поводы для служебной записки и правила её составления определяют индивидуально в каждом предприятии. Выше только самые распространённые примеры, но вариантов может быть куда больше. Как, впрочем, и форматов. Один работодатель предпочитает, чтобы служебка была оформлена строго по правилам документооборота и зарегистрирована в журнале, другой не против ПДФ-варианта и пересылки её в мессенджерах. Всё зависит от лояльности системы в компании и, возможно, её масштаба.

Как лучше оформить служебную записку

Раз закон не предлагает унифицированную форму такого документа, его можно составить самостоятельно и использовать один и тот же стандарт при каждой необходимости. Другой вариант — взять за основу положения ГОСТа по оформлению документов. Хотя и это на ваше усмотрение.

Объединили несколько советов, которые помогут собрать структурный шаблон, если в вашей компании ещё нет корпоративной формы служебки:

• Сначала лучше указать, кому адресована служебная записка. Это может быть линейный руководитель или топ-менеджер компании. Стоит написать его полное ФИО и должность наверху справа.
• Затем ниже указать отправителя — имя и должность того, кто составил документ.
• Обозначить наименование документа. Не в каждой компании служебка называется именно так. Это может быть и докладная, и рапорт или что-то ещё.
• В самом тексте можно описать ситуацию, по возможности ёмко, но полно. Сформулировать конкретные предложения по ней.
• Как и в любом официальном документе, ниже оставить подпись, расшифровку и дату.

Писать ли от руки или строго в печатном виде — тоже лучше определить заранее, чтобы в будущем с этим был порядок и все служебные записки имели общий вид. Руководитель вправе не принимать служебную записку, если она написана не по уставу предприятия, и попросить сотрудника переделать её.

Служебка написана. Что дальше?

Как поступать со служебными записками: регистрировать или нет, отвечать или оставлять без ответа? Это вы решаете также самостоятельно. Конечно, если служебки в вашей компании приняты, лучше вести их учёт и реагировать на них. При этом закон всё так же не обязывает вас отвечать на такие запросы и принимать меры по ним.

Возьмём простую ситуацию: вы получили служебку от руководителя отдела кадров о том, что им не хватает оргтехники и они просят купить им больше принтеров. Вы можете как просто выполнить просьбу или объяснить в официальном ответе, почему сейчас сделать это невозможно, так и вообще проигнорировать документ. Это вполне законно. Другой вопрос, как это повлияет на отношение подчинённых к вам.

И потом, если служебки существуют в вашем коллективе как явление, к ним предъявляются определённые требования и такой способ связи с руководством и между отделами практикуется, стоить сохранять высокие требования по этому вопросу на каждом уровне. А значит: вносить служебки в журнал учёта, определять сроки ответа на них и давать обратную связь, какой бы она ни была. В букве закона этого нет, но это справедливо.

Итак, каков же порядок обращения со служебными записками?

Почему служебная записка — это правильно?

Из-за того, что служебка — это скорее право, чем обязанность, многие считают, что писать их не нужно. Зачем плодить бюрократию и тратить бумагу, если большинство вопросов, которым посвящают служебные записки, можно решить в разговоре, мессенджере или по электронной почте? Но в пользу служебок есть ещё несколько веских доводов.

Если возникнет необходимость доказать что-то в суде или контролирующим органам, без этого документа не обойтись, ведь слова к делу не приложишь. Служебка в этом случае одинаково полезна как сотрудникам, так и руководителям — ситуации и споры бывают разные.

Служебные записки полезны и тогда, когда идёт работа над очень большим проектом, растянутым во времени. Они позволяют позже восстановить хронологию действий, вспомнить, какие были этапы или сложности, поднять документацию, вспомнить участников и ответственных и так далее.

Да и в целом для учёта и отслеживания рабочих процессов служебки нужны. В конце концов, всё, что оформлено официально, имеет силу и может быть использовано компанией в своих целях или для того, чтобы разобраться в каких-то сложных случаях. Предположим, водителю необходимо доказать, что приборы в автомобиле неисправны, поэтому показывают неправильный расход бензина. Он составляет служебку, которая свидетельствует об этом, и позже, когда у бухгалтерии или начальства возникнут вопросы о затратах топлива, документ уже будет работать в пользу сотрудника.

По большому счёту служебную записку можно использовать практически в любых ситуациях на производстве, чтобы решить какой-то вопрос, запустить некий процесс. Это свободная форма для выражения предложений, жалоб и так далее. И пусть косвенная, но всё же возможность вступить в диалог с руководством или подчинённым. Её роль в жизни организации очевидна, и, возможно, не стоит отказываться от этого документа в пользу технического процесса. Как минимум в нескольких ситуациях он может оказаться незаменимым и даже решающим.

🚩 Понравилась статья? Поделитесь ей с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫