Что такое электронная подпись и как она работает в кадровом электронном документообороте

⏱ 5 минут полезного чтения

Коротко об электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) содержит в себе зашифрованную информацию в цифровом виде, которая позволяет заверять документы. Для электронной подписи действует асимметричный принцип шифрования:

Закрытый ключ доступен только владельцу подписи и содержит в себе только возможность шифровать документы. Открытый ключ же несёт в себе всю информацию об ЭП и её владельце. Таким образом, если документ был заверен с помощью электронной подписи, можно определить, кто именно его заверил. Принадлежность открытого ключа владельцу ЭП подтверждается сертификатом электронной подписи.

Можно ли подписывать кадровые документы с помощью ЭП?

Согласно 377-ФЗ и 407-ФЗ, вступившим в силу в 2021 году, кадровые документы можно заверять с помощью электронной подписи. Это также зафиксировано в ТК РФ, так что электронное подписание кадровых документов полностью легально.

Что при этом нужно учесть:

Так как законодательство утвердило легальный статус КЭДО, многие работодатели стремятся уйти от бумаги и подписывать документы электронно. Например, клиенты КЭДО-платформы HRlink, которые уже перевели кадровый документооборот в цифровое пространство, отмечают следующие результаты:

Какими бывают электронные подписи

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», есть три основных способа подписывать документы.

С помощью УКЭП

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Самая надёжная ЭП с максимальной степенью защиты. Требует очной идентификации в аккредитованном удостоверяющем центре. Сложнее в использовании и получении, чем остальные типы подписей, стоит дорого. Однако именно эта подпись пользуется наибольшим доверием, поэтому позволяет подписывать даже сложные документы.

С помощью УНЭП

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. По функционалу эта подпись похожа на УКЭП, но у неё есть ограничения — например, с её помощью нельзя совершать серьёзные операции вроде покупки дорогого имущества или допуска третьих лиц к внутренним данным компании. При этом УНЭП достаточно надёжна: она оставляет цифровой след, который позволяет отследить все изменения, внесённые в документ с помощью подписи. Подобрать ключ к такой подписи не получится, так как это не просто логин и пароль из СМС, а сложный код. Это позволяет в случае судебных споров доказать, что документ действительно был подписан конкретным человеком и это действие было осознанным, а не случайным.

Чтобы получить УНЭП, нужно пройти идентификацию, но идти в удостоверяющий центр при этом необязательно. 63-ФЗ допускает возможность удалённой идентификации.

С помощью ПЭП

ПЭП — простая электронная подпись. Она бесплатна, её легко получить и удобно использовать. Однако она менее надёжна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, как УКЭП и УНЭП. Поэтому в случае судебных разбирательств есть вероятность, что сам факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан. Доверия к ПЭП меньше, поэтому серьёзные действия с ней совершать нельзя.

Дополнительные способы

Как ещё можно заверить кадровые документы электронно:

Кто чем подписывает

Согласно 63-ФЗ, при переходе на электронный документооборот нужно обеспечить всех сотрудников компании, включая руководство, необходимыми ЭП.

Как получить электронную подпись

Для каждого типа подписи действуют свои условия.

Электронная подпись — это современное и удобное решение, которое позволяет быстро заверять кадровые документы вне зависимости от того, где находится сотрудник. Чтобы не беспокоиться о безопасности, не искать надёжный удостоверяющий центр и не тратить много времени и денег на оформление подписей всем сотрудникам, правильно выбирайте КЭДО-платформу — она гарантирует полную защищённость и обеспечит бесплатными подписями УНЭП всех сотрудников.